كيف خفّضت لوسيديا وقت الموافقة على الإجازات من أيام إلى دقائق بإدارة إجازات مؤتمتة

عن الشركة

تطوّر لوسيديا أدوات ذكاء اصطناعي تساعد العلامات التجارية على إدارة تجربة العملاء وفهم المحادثات الرقمية على نطاق واسع، وتُعرف بريادتها في الذكاء الاصطناعي باللغة العربية، وهو مجال قلّما تتعمق فيه المنصات.

تقوم ثقافة لوسيديا على الثقة والاحترام والشغف، وأراد فريق الأفراد والثقافة أن تعكس تجربة الموظفين اليومية مع الموارد البشرية هذه الثقافة، وهو ما لم تكن الطريقة القديمة في معالجة الطلبات الروتينية تحققه.

التحدي: دورة موافقات تستهلك أياماً

كان الموظف الذي يحتاج إلى إجازة يملأ نموذجاً ورقياً ينتقل إلى المدير ثم إلى الموارد البشرية، وأحياناً يعود من جديد لنقص توقيع. كل خطوة تضيف تأخيراً، وكل طلب يحتاج إلى متابعة يدوية.

"كل من يعمل في الموارد البشرية يعرف هذه المعاناة: الأوراق، ودورة الموافقات التي كانت تستهلك الكثير من وقتنا، خصوصاً في طلبات الإجازات." — الهنوف الزيادي

كان كل تأخير يترك الموظف غير متأكد من اعتماد خططه، ويشغل الموارد البشرية بالمتابعة. كما كانت أرصدة الإجازات وترتيبات العمل والتعاميم موزعة في أماكن مختلفة.

القرار

احتاجت لوسيديا إلى نظام واحد ينقل المعاملات الروتينية من الورق إلى حيث يستطيع الموظفون والمديرون التصرف فوراً، فوفّرت الخدمة الذاتية والمسارات المؤتمتة في ZenHR ذلك.

الحل: نظام واحد للطلبات والموافقات والتحديثات

• طلبات إجازات رقمية وموافقات مؤتمتة: يصل كل طلب مباشرة إلى المعتمد المناسب الذي يرد بنقرة واحدة.
• الخدمة الذاتية للموظفين: يطّلع الموظفون على أرصدة إجازاتهم وسجلها دون مراسلة الموارد البشرية.
• وضوح مكان العمل: يرى الجميع من أين يعمل كل شخص، ما يبقي ترتيبات العمل المرن واضحة.
• التعاميم والإعلانات: تنشرها الإدارة في ZenHR ليجدها الموظفون في مكان واحد.

"من السهل على الموظفين الدخول إلى ZenHR، والاطلاع على إجازاتهم، ومعرفة مكان عملهم، ومتابعة التعاميم والإعلانات. كل شيء سهل الرجوع إليه لأنه في نظام واحد." — الهنوف الزيادي

النتائج

• الموافقة على الإجازات من أيام إلى نقرة واحدة.
• لا أوراق للإجازات بعد اليوم: الطلبات والموافقات والسجلات كلها في ZenHR.
• أسئلة روتينية أقل لفريق الموارد البشرية: يجد الموظفون الأرصدة ومكان العمل والإعلانات بأنفسهم.
• قناة واحدة موثوقة للتواصل الداخلي: لم تعد التعاميم تضيع في البريد.

نصيحة لفرق الموارد البشرية

"تحلّوا بالصبر، فهذا أهم شيء. أنتم تعملون على أهم مشروع على الإطلاق: الناس." — الهنوف الزيادي