كيف خفّضت مجموعة المدارس العالمية وقت تحضير الرواتب من 4 أيام إلى نصف يوم في حرمها الجامعية بالإمارات

شبكة مدارس متنامية بقوى عاملة مختلفة

تدير مجموعة المدارس العالمية (Global Schools Group)، المعروفة سابقاً بمؤسسة المدارس العالمية، نحو 64 حرماً مدرسياً في 11 دولة، منها أربعة في الإمارات (أبوظبي واثنان في دبي والشارقة) واثنان في السعودية. ويقود الموارد البشرية لحرم الإمارات بروتس لويس، نائب مدير الموارد البشرية.

"معظم المعلمين من النساء، وكثيرات منهن ربات منازل أيضاً، لذا تختلف احتياجاتهن. كما تختلف ساعات وأيام العمل في المدارس عن القطاعات الأخرى." — بروتس لويس

التحدي: بيانات الحضور في Excel

لم يكن النظام السابق مرتبطاً بشكل صحيح بأجهزة البصمة. كل شهر كانت بيانات البصمة تُصدَّر إلى Excel وتُراجع سطراً سطراً بحثاً عن التأخير والخروج المبكر والبصمات المفقودة، ثم المتابعة مع المديرين. استغرق ذلك وحده 3 إلى 4 أيام قبل بدء الرواتب.

لماذا ZenHR؟

احتاجت المجموعة إلى نظام سحابي بسجل مثبت في دول أخرى ويدعم التأمينات الاجتماعية (GOSI) لحرمها في الرياض. وبعد التحقق من المراجع اختارت ZenHR بتكلفة مناسبة.

ZenHR على أرض الواقع

• حضور ينبّه للمشكلات قبل الرواتب: تُقرأ بيانات البصمة مباشرة وتظهر التوصيات، ويُبلَّغ المديرون بنقرة واحدة.
• تنبيهات مصممة للفصول: بعد انتهاء فترة السماح يُنبَّه الموظف ومشرفه لترتيب البديل في الوقت المناسب.
• أرصدة إجازات بالخدمة الذاتية لأي تاريخ مستقبلي، مع رؤية من في إجازة.
• تقارير جاهزة بسرعة من حقول مخصصة للإدارة والجهات التنظيمية.

النتائج

• تحضير الرواتب من نحو 4 أيام إلى نصف يوم تقريباً.
• تسليم أوضح لفريق المالية لرفع الرواتب على نظام حماية الأجور (WPS).
• أسئلة إجازات أقل لفريق الموارد البشرية.
• المشرفون يعرفون بالغياب قبل الحصة الأولى.

"بالنسبة لي، ZenHR غيّر حياة الموارد البشرية." — بروتس لويس